【ざっくり分かる】Officeとは何ができるもの？
聞いたことがあっても、実際にどんなもの？と聞かれると困ってしまうかもしれない「Office」という存在。WordやExcelとはどう違うのかなどを含めて今回は簡単に解説します。
Officeは総称
一般的に「Office」と呼ばれているのは、Microsoft社が販売している「Microsoft Office」を示します（この記事でOfficeはMicrosoft社のものを示すものとします）。Microsoft社は、Windowsの他、このOfficeを世界的に普及しています。他のメーカーも類似（互換性のある）した製品を提供していますが、やはり「Office」と言えばMicrosoft社というほど、いまや代名詞となっていると言っても過言ではないでしょう。
そもそも「Office」という名前は総称で、WordやExcelなどのアプリケーションをまるっとまとめて呼ぶ際に使います。Officeという名前のアプリケーションが存在するわけではないことを覚えておいてください。
さて、世の中で「Office」と総称されるアプリケーションについて、あなたはいくつ知っているでしょうか？詳細は次で解説しますが、まずは以下のアプリケーション名をどれだけ知っているかチェックしてみてください。
Officeに含まれるアプリケーション
- Word
- Excel
- PowerPoint
- Outlook
- OneNote
- SharePoint
- Access
1～3までは聞いたことがあある方もいらっしゃるのではないでしょうか？他にも古くからOfficeに馴染みのある方であれば、OutlookやAccessなども聞いたことがあるかもしれません。
次に、各アプリケーションの特徴について解説します。
Officeアプリケーションの特徴
Word
Word（ワード）は名前の示すとおり、文章を作成する機能を提供しています。学校や会社でも、レポートを作成したり、請求書や送付状などのビジネス文書を作成することに特化しています。
Wordには文書を作成するために様々な機能が提供されていますが、その中でもいちばん協力な機能は「スタイル」ではないでしょうか。筆者がWordを教える際、「本」をイメージしてもらいながら作成してもらうようにしています。請求書や送付状などは範囲外ではありますが、特にレポート関連では意識してもらいます。その際に重要になってくるのが「スタイル」です。
本には「見出し」や「本文」、「注釈」など、文章の中でも「役割」があります。もちろん、役割を意識しなくても文章は書けますが、読みづらくなってしまうでしょう。「スタイル」は文章の中の「役割」を設定してくれる機能で、例えば、文章の一部を「見出し」として設定してあげると、自動的に目次が作れたり、章番号をふってくれたりと、楽に文章が作成できます。
体裁のミスなどで出し直すという手間や、そもそもの作成時間を短縮化して効率良く文書が作成できるのがWordなのです。
Excel
Excel（エクセル）は「表計算」アプリケーションとも呼ばれています。その名のとおり、画面に四角いマス目があり、その中に文字や数字を入力して表を作ることに特化しています。また、単に表を作るだけではなく、表の中の数字を合計したり、平均をだしたりと、こちらも名前どおり「計算」をする機能を有しています。
この計算機能は「関数」と呼ばれ、Excelにはこの関数が用途によって多数準備されており、人手による計算ミス、集計ミスを防止し、効率的に作業できます。
PowerPoint
PowerPoint（パワーポイント）は、「プレゼンテーション」を行うためのアプリケーションです。「プレゼンテーション」とは、提案資料や発表資料として、画面に表示したり、印刷することで、特に画面に表示して使うことに特化しています。
セミナーや講演会で使用されているので、一度はご覧になったこともあるのではないでしょうか？PowerPointはページ毎に、文字を強調したり、動かす設定ができるので、発表中、特に伝えたいメッセージを強く印象づけられます。
Outlook
Outlook（アウトルック）は、メーラー（メールを送受信するためのアプリケーション）としてご存知の方も多いのではないでしょうか。Outlookには他にも、カレンダー、タスク管理など、仕事やプライベートにおける予定管理に特化した機能を提供してくれています。
OneNote
OneNote（ワンノート）は、名前が示すとおりノートを取るためのアプリケーションです。アイデアを書き溜めたり、イメージをスケッチしたり、気になった画像なども貼り付けておける機能を提供しています。
SharePoint
SharePoint（シェアポイント）は、ファイル共有アプリケーションで、関係者間で共有したいファイルを簡単に共有できます。
同じく、Microsoft社から提供されているものの中で、OneDriveというものがあります。こちらも同じくファイルを管理するものですが、OneDriveは個人で使用するのが目的です。
Access
Access（アクセス）は、簡易的なデータベースのアプリケーションです。例えば、Excelで管理するには少々規模の大きい情報を一括管理したり、他のアプリケーションとデータを連携させたりすることに特化しています。より複雑なデータを扱う場合には、データベース製品を導入する方が良いと思いますが、小さい規模の組織であればAccessでも十分なほどの機能が提供されています。
Officeと互換性のある製品
前述のとおり、Office製品の代名詞はMicrosoft社のOfficeであることは間違いありません。ですが、少々問題があるとすれば、製品価格が高いということでしょうか。それだけ、高品質のアプリケーションであるがゆえ、仕方のないことではありますが、個人で使用するにせよ少々手が出しにくいかもしれないですし、組織内のパソコン全台に導入するとなるとコストも半端なものではありません。
今回は最後に、Officeと互換性のある製品を紹介します。無償のものから、コストの低いものまで、あなたのニーズに合わせて試してみてはいかがでしょうか。
Libre Office
Libre Office（リブレオフィス）は、無償で利用できる製品です。以前はOpen Officeと呼ばれていました。
海外で開発された製品ですが、日本語化も行われており、比較的使いやすい製品だと思います。
WPS Office
WPS Office（ダブリューピーエスオフィス）は、Kingsoft Officeから名称変更と呼ばれていました。
有償の製品ですが、Officeよりも安価に購入できるなどのメリットがあります。
JUST Office
JUST Office（ジャストオフィス）は、一太郎やATOKでお馴染みのJustsystem社が開発している製品です。
こちらも有償ではありますが、安価に購入でき、かつ、一太郎などのJustsystem社製品なども利用できるなど優れた機能が魅力です。
